Au travers des riches échanges que je peux avoir chaque semaine avec nombre d'entrepreneurs, il apparaît que tous mesurent l'importance de la prospection commerciale dans le développement de leur activité.
Telle une bonne résolution, ils décident, que dis-je, ils décrètent qu'ils vont se mettre à prospecter.
Mais il ne s'agit là que d'une prise de conscience. La Prospection, il ne suffit pas de la vouloir pour la réaliser. Ces entrepreneurs en font le triste constat, rendant cet exercice, pour lequel ils doivent déjà se faire violence, insurmontable.
J'ai eu plusieurs entretiens récents avec certains d'entre eux qui ont illustré leurs inquiétudes. Ainsi, Benoit, qui a lancé son entreprise de conseil en pilotage et optimisation de la productivité, il y a presqu'un an, me confiait que le filon de ses relations était maintenant tari et qu'il fallait "y aller dans le dur". Pour autant il ne sait pas réellement comment procéder.
Cédric qui est sur le point de lancer sa société de prestations de services informatiques autour d'un logiciel spécifique et innovant, lui même ancien commercial, me dit manquer de recul et de méthode pour structurer pleinement sa prospection. Cela fait plusieurs mois qu'il est plongé dans le développement de son logiciel, et n'a plus le recul nécessaire pour pouvoir organiser sa prospection.
Irène qui doit démarrer son activité de livraison express de colis avec un concept écologique et innovant, maîtrise totalement son sujet, a bâti une offre très bien différenciée de celle de ses concurrents. Elle est indéniablement très compétente dans son domaine d'activité, mais avoue son incapacité à aller démarcher ses prospects, ne sachant comment s'y prendre et encore moins par où commencer.
Ou bien encore Benoît qui a développé sa structure de formation dans le milieu médical, qui missionne son assistante administrative pour faire de la téléprospection mais qui reste conscient qu'elle a besoin d'être plus en confiance et préparée pour contacter leurs prospects, sans savoir réellement comment l'accompagner.
On le ressent bien, tous sont bien réalisé qu'il faut de la méthode. Il faut planifier, structurer, organiser et optimiser ce temps lié à la prospection. Cela peut apparaître comme un casse tête chinois lorsque l'on est dépourvu de compétences internes ou d'expérience personnelle.
La prospection ne s'improvise pas. Comme toutes les composantes de l'activité commerciale, elle a ses techniques et ses méthodes.
Tout d'abord, il n'existe pas un moyen de prospecter mais plusieurs manières de créer du contact et du lead. Avec le développement des nouvelles technologies, des réseaux sociaux, les canaux pour communiquer avec vos prospects sont pléthoriques. La méthode reste néanmoins commune quel que soit le moyen utilisé :
Il y a d'abord des préalables à la prospection. Vous devez être en mesure de répondre à 3 questions :
Quelle est mon offre ?
Qui sont mes clients potentiels ?
Comment et quand les contacter ?
Voici la méthode que nous appliquons pour accompagner nos clients dans cette première phase :
Quelle est mon offre ?
Etre clair sur son offre et savoir la présenter.
Tout d'abord, il faut être clair sur ce que l'on vend, sur ses produits et savoir les présenter en toutes circonstances de manière pragmatique et attractive. En effet, les entrepreneurs que je rencontre sont experts dans leur domaine, et parlent très bien de leurs produits ou services mais parfois en termes très techniques. Vos interlocuteurs n'ont probablement pas le même niveau d'expertise que vous et vous devez leur parler en termes simples et qui sont à la portée de tous.
Préparez une script de présentation de votre entreprise selon la règle des 30/3/30. Il vous servira d'accroche commerciale. Savoir se présenter en 30 secondes ; en 3 minutes ou en 30 minutes. Selon le contexte qui détermine le temps qui vous est accordé par votre interlocuteur, vous pourrez adapter votre présentation. Par exemple s'il s'agit d'une rencontre lors d'un salon professionnel, vous avez 3 minutes pour présenter votre activité et susciter l'intérêt d'un rendez vous plus approfondi.
Savoir parler de son offre en termes attractifs.
Evitez le catalogue et le listing de caractéristiques. L'Homme n'écoute que s'il voit son propre intérêt dans ce que vous lui dîtes. Lorsque vous créez vos scripts de présentation, présentez votre offre en termes bénéfiques pour vos interlocuteurs. Il faut qu'il comprenne le bénéfice qu'il va retirer de vos prestations ou produits. Appuyez sur ce qui vous différencie de vos concurrents et mettez ces avantages en face des bénéfices qu'il en retirerait.
Qui sont mes clients potentiels ?
Vous devez avoir déjà identifié votre marché, la cible à laquelle s'adresse votre offre. Il faut ensuite structurer cette cible selon différents critères. C'est ce que l'on appelle la segmentation. Segmenter, cela signifie organiser de manière optimisée ma clientèle potentielle. Vous allez, pour cela établir des critères de priorité. Ces critères de priorités étant propres à chacun. Par exemple, cibler tout d'abord les cliniques privées ou bien les entreprises qui fabriquent des composants électroniques et dont l'effectif varie de 20 à 100 salariés sur la Région Pays de Loire.
Créez votre base de données, établissez vos listes de prospects. Si vous n'êtes pas équipé d'un logiciel de Gestion de la Relation Client (GRC ou CRM en anglais) un fichier Excel peut tout à fait convenir pour débuter.
Ensuite cartographiez les différents types d'interlocuteurs susceptibles de vous intéresser.
Bien souvent dans une entreprise plusieurs personnes interviennent ou sont concernées pas les produits ou services que vous commercialisez.
Par exemple, vous vendez des sites internet, vos contacts dans l'entreprise sont multiples : Direction générale, direction commerciale, responsable ou prestataire informatique, responsable communication , gestionnaire des stocks (s'il s'agit d'un site marchand).
Une fois les fonctions répertoriées, associez à chacune les problématiques qui lui sont propres auxquelles vos produits ou services apportent une solution. Formalisez ces bénéfices dans un document qui répertorie les problématiques client. Il pourra ultérieurement vous servir d'argumentaire de vente.
Comment et quand les contacter ?
Vous savez maintenant présenter votre offre et susciter l'intérêt, vous avec déterminé la cible, il reste maintenant à sélectionner les moyens de prospecter et planifier vos actions.
Nous préconisons à nos clients de multiplier et mixer les canaux de prospection (phoning, porte à porte , e-mailing ; réseaux sociaux ; salons professionnels ; etc) pour plusieurs raisons :
- Augmenter le nombre de chances de générer des contacts et des leads.
- Créer une dynamique en variant les moyens.
- Augmenter votre notoriété.
- Identifier le canal le plus rentable et celui avec lequel vous êtes le plus à l'aise.
- Adapter les canaux en fonction de la cible et optimiser vos chances de décrocher des rendez vous.
En effet certains prospects ne répondent jamais à des appels téléphoniques de prospection mais lisent les mails qui leurs sont adressés ou inversement. D'autres seront sensibles à une approche via les réseaux sociaux ou bien au fait que vous ayez pris la peine de venir leur déposer en mains propres un document d'information (plaquette ; newsletter ; cas client ...).
Certaines périodes sont plus propices à la prospection que d'autres. Il existe dans chaque activité une saisonnalité ou une organisation du temps de travail qui conditionnent le niveau de réceptivité de vos interlocuteurs. Par exemple un expert comptable est très chargé certaines périodes de l'année (périodes fiscales de clôture de comptes). Un artisan sera plus disponible en fin d'après midi. Un commerçant se réserve généralement une demi journée consacrée à l'administratif et à la réception des fournisseurs (très souvent le lundi).
Planifiez vos actions de prospection en fonction de ces éléments de disponibilité des contacts.
Enfin fixez vous des objectifs réalistes et atteignables tout en étant audacieux. Faites un planning qui doit être très précis, et structuré géographiquement pour optimiser votre temps s'il s'agit de démarchage sur le terrain ou pour rationaliser votre agenda lors de vos relances téléphoniques.
Et ensuite ???
Une fois que vous avez structuré la préparation de votre prospection il ne reste plus qu'à mettre en application.
Partez du principe que vos premiers contacts seront infructueux et cela est normal. Entrainez vous, sollicitez une personne de votre entourage pour affiner votre présentation, votre "accroche commerciale".
N'oubliez pas que vous êtes porteur d'une solution à une problématique qu'ils peuvent rencontrer et qu'à ce titre, vous êtes là pour les aider.
Ne vous laissez pas intimider par un accueil "glacial" ou par un refus catégorique, montrez vous compréhensif et relancez ce prospect ultérieurement. Peut être n'avez vous pas appelé au bon moment. Notez le dans votre fichier de suivi et planifiez d'ores et déjà une relance ou une action via un autre canal.
Le conseil que nous prodiguons à nos clients est de toujours avoir le sourire (même au téléphone cela s'entend), et d'être enthousiaste. Ne tombez surtout pas dans l'interrogatoire mais efforcez vous d'établir une discussion. Faîtes parler vos interlocuteurs sur eux mêmes. Si vous les amenez à s'exprimer sur leur poste, leur entreprise ; leurs contraintes, vous aurez d'autant plus de chances d'identifier les problématiques auxquelles vous pouvez répondre et donc de susciter l'intérêt d'un rendez vous.
Mais pour optimiser votre développement commercial grâce à la prospection, il vous faudra fournir un effort continu. Rien ne sert de faire des actions ponctuelles de prospection. La régularité paye. Elle vous donne aussi l'occasion d'établir un réel suivi de vos prospects et de personnaliser au fil de vos relances votre discours et votre relation avec eux, donc d'optimiser vos chances de les intéresser et de décrocher, la Saint-Graall : Un rendez vous d'affaires. Car la finalité de la prospection est bien d'obtenir une entrevue avec un prospect pour pouvoir le convaincre.
Ainsi vous l'aurez compris, la qualité d'une prospection réside plus dans sa préparation que dans sa réalisation. N'hésitez pas à vous faire appel à un cabinet d'accompagnement en développement commercial, qui au delà de vous former en conditions réelles saura créer vos outils de manière professionnelle en liant efficacité et méthode.
